こんにちは！
現役介護士のTARO(@taro26179991)です。
今回は、介護職が使えるExcelマクロについてまとめていきます。
こんな方におススメの記事です！
- 「出勤簿」「訪問予定表」などのPC業務に携わっている
- PC業務を自動化させて、作業時間を短縮したい
- 人手不足の現場で、業務の効率化を図りたい
介護の現場では、「勤務表」「訪問予定表」「業務担当表」「送迎表」などの作成にExcelを使っています。大きな会社によっては、独自のツールやシステムがありますが、ほとんどは現場の介護職が個別に作成しています。
今回紹介するExcelマクロの機能を使うことで、これまでの資料作成の時間が減り、空いた時間を他の業務に回すことができます。
Excelマクロ入門
Excelマクロとは？
Excelの処理を自動化する機能。このマクロを使えば、エクセルのグラフや表作成などのあらゆる処理を自動で実行できる。マクロの記録を使えば、プログラミング言語の知識不要。
マクロの表示法
Excel[ファイル]タブ > [オプション] > [リボンのユーザー設定] > [メインタブ]の[開発]に☑ →Excel上部に[開発]のタブが表示される
『マクロの記録』の使い方
①[開発]タブの[マクロの記録]をクリック
②自動化したい作業を実行
③[記録終了]をクリック
⇒ 2回目から同じ処理を1クリックで実行できます。
例えば、出勤簿の[(夜勤)入]セルのセルを分かりやすく、黄色にしたい(下図)
①[マクロの記録]をクリック
②[検索]で[入]セルを選択し、各セル内の色を黄色にする
③[記録終了]をクリック※ボタンを追加する
他にも、「選択したセルを別の表に貼り付ける」などの処理も簡単に自動化できます。マクロ機能は、データの数が多いほど役に立ちます。
介護の業務表を作る場合には、職員数や利用者数×1か月(30日分)となるので、単純な作業でも一つずつ繰り返し実行すると、ある程度の時間がかかります。そんな時にマクロの機能を使えば、一瞬でその作業を終えることもできます。
VBA(Excelプログラミング言語)
VBAとは、Excelでマクロを記録する際のプログラミング言語です。
[マクロの記録]も、実際には実行した処理に従って、自動でVBAで作成されています。[マクロ] > [編集]から、VBAで書かれたものを見ることができます。
単純な処理であれば、[マクロの記録]だけできます。しかし少し複雑な操作や細かな調整をするときには、VBAの知識が必要になってきます。VBAで直接作成できるようになると、条件の分岐や繰り返し処理、書式や細かい設定などが可能です。
マクロ・VBAの学び方
次に、Excel VBAのおススメの学び方を紹介します。
①動画で学ぶ
まずは、動画でVBAの概要やできることを見てみてください。ドットインストールというサイトでは、Excel VBAを動画で分かりやすく紹介しています。入門編なら無料で視聴できるので、入口としておススメです。
②書籍で学ぶ
手元に入門書が一冊あると、実際にコードを書くときに便利です。私は、SB クリエイティブ「Excelマクロ&VBA実践ビジネス入門講座」を使っています。図やコードも多く載っていて、辞書代わりにもなります。
③コードを書いてみよう
基本的なところを理解出来たら、さっそくExcelの処理をVBAで書きながら、覚えていきましょう。例えば…「表の中から〇〇を抽出したい」としたら、ネットや書籍からそれに合うコードを見つけて書いてみます。
実際にやってみると最初は思い通りに動かないですが、試行錯誤しているうちに段々とできるようになります！
最後に…
今回はExcelマクロについてまとめてみました。
いかがだったでしょうか？
感想や意見等をTwitter(@taro26179991)までいただけると助かります。
私自身もマクロを勉強し始めて数か月ですが、毎月作成していた「日別の業務表」を自動化してみました。その結果として、月数時間かかっていた作業が数分で終わるようになりました。
せひ「日々の業務が少し簡単になったらいいな」という軽い気持ちで、VBAに触れてみてください。
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